Des astuces pour profiter au maximum de la formation professionnelle

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Le mois de mars approche à grand pas et avec lui la clôture de l’exercice financier de nombreux organismes.

Un peu de nervosité gagne les salariés et les bénévoles administrateurs des organismes communautaires.Il va falloir préparer l’assemblée générale, la présentation des états financiers et autres documents parfois difficiles à lire ou à expliquer.

Et bien aujourd hui nous allons en quelques lignes démystifier la lecture des états financiers point d’orgue de l’histoire financiere de votre organisme ou association.

Tout d’abord  j’aborderai dans cet article deux états financiers que vous devez lire, comprendre  et même analyser.

Il s ‘agit du bilan et de l’état de résultat.

Le bilan

C’est une photographie prise le denier jour de votre exercice financier (pour beaucoup d ‘entre vous le 31 mars mais cette date peut variée).cette photographie va nous montrer les actifs les passifs et les avoirs

explication de texte :

les actifs sont les biens propres à un organisme ou une association.

Actif – tout élément du patrimoine de l’organisation ayant une valeur pécuniaire. L’organisation peut posséder un ou plusieurs éléments d’actif appartenant à l’une ou l’autre des deux catégories suivantes :

Actif à court terme, soit les sommes ou les éléments qui peuvent être facilement convertis en espèces. Mentionnons à titre d’exemple les valeurs mobilières, les stocks (articles destinés à la vente et les fournitures devant être utilisées), les charges payées d’avance et les services.

Immobilisations, soit les biens ou l’équipement dont la durée de vie utile est plus d’un an.

Dans la liste des actifs on peut aller de la photocopieuse à la cafetière, de la voiture à l’hélicoptère ou encore du logiciel à la toile de maître accrochée dans votre bureau. Tous ces éléments doivent répondre à deux critères pour être considérés comme des actifs.

  • être une dépense conséquente
  • avoir une durée de vie de plus d’un exercice financier

Ce sont ces deux éléments qui nous permettrons de faire une distinction entre une dépense ordinaire qui ira dans l ‘état de résultat et un actif qui ira dans le bilan.

Les immobilisations peuvent être comptabilisées à leur coût d’origine, à leur valeur marchande (prix auquel les éléments d’actif pourraient être vendus) ou à la fraction non amortie de leur valeur, aussi appelée valeur comptable résiduelle. L’amortissement étale le prix coûtant d’un élément d’actif sur sa durée de vie utile. La valeur annuelle de l’amortissement (publiée dans des tableaux) apparaît à l’état des résultats . Le reste de la valeur de l’actif est reporté et apparaît au bilan.

Les passifs sont les dettes ou sommes dûes par l’organisation. Les éléments de passif comprennent les sommes dûes à des fournisseurs pour des services rendus et les sommes dûes aux employés au titre des frais de personnel.

Passif à court terme, soit les engagements exigibles dans moins d’un an (y compris les remboursements de capital sur des emprunts).

Passif à long terme, soit les obligations comme les prêts ou les prêts hypothécaires qui doivent être remboursés dans plus d’un an.

Les avoirs ou actif net 

L’actif net est la différence entre ce que l’organisme possède et ce qu’il doit. Sous forme
d’équation, on obtient : Actif net = Actif – Passif. L’actif net peut être envisagé comme le
montant à la disposition de l’organisme et qu’il pourra utiliser à une date future pour assurer
son fonctionnement et atteindre ses objectifs.

On trouve dans cette rubrique le déficit ou bénéfice de l’année financière, le cumul des autres années, des fonds de réserve affectés ou non affectés..

L‘état de résultat 

pour vous le représenter je choiserai une cassette vidéo car ce document financier enregistre du premier jour de votre exercice financier au dernier jour de votre exercice financier , toutes les transactions de votre organisme sous forme de recettes, produits, revenus  versus dépenses, charges, déboursés.

Recettes et déboursés 
Les recettes et déboursés sont des « cumuls pour une période ». Ils reflètent le total des
nombreuses opérations conclues au cours de la période indiquée.
• Les recettes /revenus/produits sont les montants enregistrés par l’organisme qui sont associés à des augmentations des ressources économiques liées à ses activités de fonctionnement. Il peut s’agir, par exemple, de subventions des gouvernements (ou de fondations) et d’apports (dons).
Certains OSBL offrent des programmes dans le cadre desquels ils fournissent des services
en échange de droits, programmes qui génèrent donc des produits; d’autres peuvent
facturer des cotisations. Les organismes qui détiennent des fonds de placement importants
peuvent tirer un rendement de leurs placements, rendement qui serait inclus dans
les produits.
• Les déboursés/dépenses/charges sont les montants dépensés par l’OSBL dans le cadre de ses activités de
fonctionnement, par exemple les salaires, les loyers et les fournitures de bureau. On inclut
également dans les charges l’« amortissement des immobilisations », le coût d’une immobilisation étant généralement réparti sur un certain nombre de périodes en fonction de la
durée d’utilité de l’immobilisation

À quoi cela sert-il ?  

Le bilan fournit au lecteur de l’information financière sur l’organisme  à une date
donnée et non pour une période donnée. On l’appelle aussi «état de la situation
financière ».
Le bilan est souvent utilisé par les institutions financières ou bailleurs de fonds pour déterminer s’il faut continuer à vous donner des subventions.
Des comparaisons peuvent être faites entre l’actif et le passif de l’organisme aux fins de l’évaluation du risque, du rendement et de la planification.

L’état de résultat est un document trés utile à l’interne. Il va vous permettre de suivre vos opérations financières tout au long de l’année en divisant vos prévisons annuelles en 12 mois .Cet état, également appelé État des rentrées et sorties de fonds, indique le montant d’argent que l’organisation a encaissé et a dépensé au cours d’une période donnée.C est un document trés actif  qui a pour objectif de vous montrer si vous êtes bénéficaire ou déficitaire.

l’avoir ou actif net sert de «tirelire» à l’organisme mais attention les bailleurs de fonds sont trés sensibles et chatouilleux lorsqu il s’agit de l’actif net . Pourquoi ? et bien parce que philosophiquement un organisme n’ a pas pour objectif de mettre de l’argent de côté mais plutôt de dépenser ce qu’on lui donne.

pour finir je vous propose quelques questions extraites du documents de l’ICCA

http://www.icca.ca/champs-dexpertise/gouvernance-strategie-et-gestion-des-risques/collection-organismes-sans-but-lucratif/npo-briefings/item65429.pdf

Questions à poser sur l’état de la situation financière
• Quelles sont les composantes du poste trésorerie et équivalents de trésorerie? Y a-t-il des
composantes susceptibles de perdre de la valeur?
• Qui sont les débiteurs qui nous doivent les créances? Quel est le profil d’ancienneté de ces
comptes? Le recouvrement de ces montants risque-t-il de poser problème? A-t-on constitué
une provision au titre des montants irrécouvrables?
• Quelles sont les composantes des frais payés d’avance? (Il s’agit souvent de montants
versés pour des services avant que ceux-ci n’aient été rendus, comme l’assurance ou les
loyers.) Sommes-nous obligés de payer ces frais à l’avance?
• Quels sont les principaux types d’actifs investis (placements) détenus par l’organisme?
Avons-nous une politique de placement? Les placements sont-ils en conformité avec cette
politique? Quelles sont les perspectives en ce qui a trait aux variations de la valeur et au
revenu de ces placements? Quels sont les risques liés à ces types de placements? Ces
risques sont-ils appropriés en ce moment pour l’organisme11? Qu’adviendra-t-il de ces actifs
en cas de liquidation de l’organisme?
• En quoi consistent les immobilisations que nous possédons? Où sont-elles utilisées au
sein de l’organisme? Comment ces actifs sont-ils amortis? Autrement dit, comment
comptabilisons-nous la « consommation » ou l’utilisation de ces actifs au fil du temps pour
refléter l’amoindrissement de leur durée de vie et de leur utilité pour l’organisme? Cette
charge reflète-t-elle la réalité? Avons-nous des plans en vue du remplacement de ces actifs,
au besoin? Constituons-nous un fonds de remplacement en vue de financer les remplacements?
Avons-nous souscrit des assurances appropriées à l’égard de ces actifs pour nous
protéger contre les dommages ou les pertes?
• À qui devons-nous payer les dettes fournisseurs? Réglons-nous ces montants dans les
délais prescrits et, plus particulièrement, conformément aux modalités de paiement stipulées
par les fournisseurs ou les autres parties concernées afin d’éviter d’autres frais?
• Quelle est la date de renouvellement des emprunts ou emprunts hypothécaires en cours?
Quels sont les nouveaux taux d’intérêt à prévoir et où se situent-ils par rapport aux taux qui
nous sont facturés actuellement? Nous avons un solde de trésorerie élevé — quelles seraient
les pénalités imposées, le cas échéant, si nous effectuions un paiement afin de
réduire le capital de l’emprunt hypothécaire? Devrions-nous envisager cette avenue ou
prévoyons-nous utiliser ce solde de trésorerie ultérieurement?

Questions à poser sur l’état des résultats
Les questions portant sur les produits générés pour appuyer les activités sont souvent les
mêmes pour les nombreuses sources de produits potentielles. Les voici :
• Qui fournit chacune des catégories de produits de l’organisme et pourquoi? Y a-t-il des
restrictions quant à l’utilisation de ces produits?
• Quels sont les coûts associés à l’obtention de ce type de produits? L’effort déployé pour
obtenir ces fonds en vaut-il la peine? Y aurait-il moyen d’accroître les produits tirés de
cette source?
• À combien s’établissent les charges liées aux collectes de fonds en pourcentage des fonds
obtenus12? Ce pourcentage soutient-il la comparaison avec ceux d’OSBL de bienfaisance
similaires13? Les coûts liés aux collectes de fonds sont-ils justifiés par rapport aux avantages
obtenus? Disposons-nous de protocoles en matière de collecte de fonds qui fournissent des
lignes directrices à la direction14?
• Qui sont nos concurrents pour l’obtention de ces produits? S’agit-il de
collaborateurs potentiels?
• Sommes-nous demeurés fidèles à notre mission dans notre recherche de financement
pour des programmes spécifiques ou nous sommes-nous trop focalisés sur l’obtention de
produits, même si les activités financées nous détournent de notre mission (c’est-à-dire un
« changement d’orientation de mission »)?
• Les produits sont-ils réservés à un programme, un projet ou une activité en particulier?
Ces produits comprennent-ils le financement requis pour couvrir les frais généraux de
l’organisme (c’est-à-dire le « financement de base »)? Dans la négative, comment financerat-
on l’infrastructure à mesure que les pressions exercées par le programme, le projet ou
l’activité sur celle-ci s’intensifieront?
• Comment nous y prenons-nous pour solliciter ces produits? Nous conformons-nous aux
politiques ou aux normes d’éthique du conseil en ce qui a trait aux activités de collecte
de fonds?
• Dans quelle mesure chaque source de produits est-elle assurée pour les périodes futures?

et bien voilà si il a y a encore quelques points qui vous paraissent flous , venez nous rejoindre sur la formation intitulée la lecture des états financiers .

nous vous donnerons encore plus d ‘explications et de contenus et nous iront même jusqu ‘à l’analyse des états financiers ( prochain article à paraitre)

au plaisir de vous renconter  sur les chemins de la formation

Françoise Capdet

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www.capdetformation.com 

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