Pour votre bonheur professionnel

Enfin le printemps semble vouloir s’installer !!!

Je lui souhaite la bienvenue et l ‘encourage à rester encore un peu avant de laisser place à l’été et aux vacances !

Cette saison de l’année pour un trés grand nombre d’OSBL/OBNL, entreprises d ‘économie sociale, coopératives et associations incorporée au Québec est une période de fermetures de livres, audit et assemblée générale.Dans de nombreux organismes communautaires et associatifs de nouvelles personnes seront élues à un poste d ‘adminsitrateur, d’administratrice.Certaines assumeront des postes de dirigeants en tant que président présidente,vice-président, vice-présidente, de secrétaire ou de trésorier , trésorière.

Mais connaissez vous leurs rôles leurs droits et leurs devoirs  ?

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Voici donc un petit rappel

Assemblée générale annuelle

À l’assemblée générale annuelle (AGA): Les administrateurs présentent les résultats financiers, le rapport annuel d’activités et les objectifs de planification stratégique ou rapports d ‘orientation de ou des années suivantes. Les membres du conseil d’administration y sont généralement élus pour l’année suivante, la ratification d ‘éventuelles modifications aux règlements généraux est faite (si nécessaire) et un audit comptable y est nommé si nécéssaire.

Accepter la fonction d’administrateur d’un OSBL implique de ne pas considérer son rôle comme simplement honorifique.Cela implique surtout que ses obligations ne se limitent pas  à donner ou recueillir des sommes d’argent ou à conseiller les dirigeants. Tous les administrateurs ont les mêmes devoirs solidairement et assument les mêmes responsabilités ultimes sous réserve des différences ou fardeaux accrus créés par leurs compétences, leurs connaissances et charges additionnelles différentes.

Entre chaque rencontre, ce sont les membres du CA qui administrent collectivement l’OBNL. Certains organismes se dotent d’un comité exécutif, c’est-à-dire d’un comité restreint composé des dirigenats principaux du CA, mais avec les nouvelles règles de gouvernance, cette façon de faire tend à disparaître.

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Conseil d’administration
Chaque organisme légalement constitué dans la province du Québec a, dans sa structure organisationnelle, un conseil d’administration composé de membres portant le titre d’administrateurs gère une entreprise  incorporée. Ces derniers sont élus par les membres lors de l’assemblée générale annuelle. Les administrateurs des OBNL sont responsables de la gestion des affaires de l’organisme au nom de ses membres. Ils doivent maintenir une relation de confiance avec ceux-ci. Cette implication entraîne des obligations légales non négligeables.

Pour votre information, voici quelques documents que vous devriez demander lorsque vous souhaitez faire acte de candidature au sein d’un CA

• la liste des administrateurs avec leur titre et l’ensemble de leurs coordonnées;

• toutes les politiques et les règlements internes;
• les orientations stratégiques de l’année en cours;
• l’organigramme avec le nom et le titre de chaque employé;
• la liste des membres nommés aux différents comités et les responsabilités confiées à chacun des comités.
Le mandat d’un administrateur au sein du conseil d’administration est généralement de un an,  mais peut être de 2 années consécutives afin de stimuler le développement de nouveaux projets, de nouvelles façons de faire et la reconnaissance des bénévoles impliqués depuis plusieurs années.

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Le rôle des administrateurs

Les administrateurs des OSBL ont d’énormes responsabilités. Pour être plus précise, ils ont toutes les responsabilités! Par exemple, si l’organisme a des salariés, chaque administrateur peut être tenu personnellement responsable du non paiement des retenues à la source qui doivent être versées à Revenu Québec.

Le degré d’implication d’un administrateur n’a pas d’importance : si vous n’assistez pas aux réunions, votre responsabilité est quand même engagée, même si vous êtes excusé agissez bénévolement. C’est pourquoi il n’est pas rare que des organismes souscrivent à une assurance responsabilité civile pour protéger leurs administrateurs.

Le conseil d’administration  est responsable de la gestion de l’organisme . Cela signifie que le conseil est responsable par délégation de la direction générale , le cas échéant ou coordonnateur /coordonatrice des employés , en assurant la planification stratégique et en élaborant et en appliquant la politique de l’organisme . Les membres du conseil doivent être informés des activités et des affaires financières de l’organisme. Lorsquela corporation  est un organisme de bienfaisance, le conseil a un devoir de diligence plus rigoureux en ce qui a trait à la protection des avoirs destinés à des fins caritatives.

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Les devoirs des administrateurs

Les administrateurs sont tenus d’exercer leur pouvoir avec honnêteté, loyauté, avec prudence et diligence.

On peut répartir en deux grandes catégories les obligations fiduciaires des administrateurs :

a) le devoir de diligence et
b) le devoir de loyauté.

Le devoir de diligence impose aux administrateurs l’obligation de faire preuve de compétence ou d’aptitude – l’obligation d’agir avec un certain niveau de compétence – ainsi que l’obligation de faire preuve de diligence.

L’obligation de loyauté exige des administrateurs qu’ils agissent de bonne foi et d’une manière que des administrateurs raisonnables considèreraient être dans le meilleur intérêt de l’OBNL. Elle couvre également les situations de conflit d’intérêts. Le devoir de diligence exige des administrateurs qu’ils agissent avec la prudence dont ferait preuve une personne raisonnable dans une situation similaire compte tenu des circonstances.

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Nous vous proposons plusieurs types de formation sur ce thème:

  • un atelier 3 heures sur mesure avec des  membres de votre propre conseil d’administration ou
  • une journée entière sous forme de cours et atelier de groupe de 6h. sur la gouvernance démocratique entre membres, administrateurs au CA et direction générale
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